Поступлением в систему считается новая литература (физические источники информации) которые были зарегистрированы полуавтоматически через режим ввода поступлений в меню комплектатора или через первую книгу суммарного учета. В данном режиме система создает, в соответствии с выбранным типом учета, инвентарный ряд номеров. Эти номера особым образом учитываются в системе и отличаются от ретроввода существующего фонда.
Чтобы начать новый акт поступлений необходимо зайти в Главном окне в блок Комплектатор и выбрать пункт Надходження. Система создаст новый акт и предложит заполнить поля заголовка акта сведениями о поступлении . При этом если акт уже был начат оператором, то он откроется и даст возможность продолжить ввод позиций текущего акта.
Заголовок акта поступлений содержит три блока информации: номер, дата акта; дополнительная информация о сопроводительных документах и суммарная информация. Номер акта это текущий номер в КСО 1. Суммарная информация не является обязательной, но помогает контролировать ввод позиций акта поступлений. В блоке дополнительной информации необходимо указать вид поступления (от поставщика, как замена по утрате читателем, в дар от, по обмену с, по подписке, как обязательный экземпляр, по переинвентаризации). В случае известного источника поступления необходимо указать этот источник в поле «Надійшло від». Справа от этого поля находится кнопка со «скрепкой» для управления поставщиками. На форме поставщиков с помощью кнопок управления можно добавить нового, редактировать или удалить одного из поставщиков.
После правильного заполнения заголовка акта, при нажатии на кнопку ОК, появляется основное окно работы с актом. Это привычное окно работы с электронным каталогом. Небольшие отличия это заголовочная вверху и суммарная информация внизу списка поступлений.
Для начала работы по заполнению акта необходимо создать новую позицию акта. Это можно сделать в основном меню окна «Документ – Новий документ» и выбрать нужный вид издания. Или с помощью кнопок быстрого доступа к созданию документов в последней секции кнопок.
Какой бы тип документа не создавался основная задача работника комплектования – не допустить создания дублетных описаний в ЭК. Поэтому старт работы по вводу первичной информации должен начинаться с поиска дублетного описания (если такое описание может присутствовать в ЭК)
В отличии от стандартного режима ввода информации в ЭК (от обобщающих документов к физическим единицам, то есть сверху вниз) ввод в акт поступления происходит о физических единиц (то есть снизу вверх). Потому при создании тома из многотомника или выпуска сериального издания будет показано окно создания структуры древовидных документов.
Работа в этом режиме напоминает создание многоуровневого описания в режиме ретроввода. Но начинаться должна с поиска дублетного описания с помощью оконного меню «Документ – Пошук існуючого документу (дублету)» (либо кнопка «Знайти дублет», либо функциональная клавиша клавиатуры F9). Если такое описание будет найдено – дальнейшие физические единицы должны быть созданы в существующей структуре. Иначе надо заполнить поля верхнего описания и создать от него структуру документа до физической единицы. В случае если необходимо добавить экземпляры к существующему описанию – требуется выбрать в структуре это описание и нажать кнопку ОК. При создании физической единицы будет показано окно ввода первичной информации как при вводе однотомного издания.
Для ввода первичных данных описания физического уровня (однотомного издания или тома/выпуска) будет показано окно ввода первичной информации. Если вводится новое описание – окно будет поделено на две части: ввод информации об экземплярах и ввод данных об издании. При редактировании позиции из акта остается только управление экземплярностью. В первую очередь необходимо найти дублетное описание новой позиции. Делается это через оконное меню «Пошук – Ручний пошук дублета» (либо кнопка справа от маркера описания, либо функциональная клавиша на клавиатуре F3). Если поступивший документ впервые в библиотеке или дублет найден, то можно приступить к вводу экземпляров. Так в поле «Надійшло»
И для новых описаний и для уже существующих: должен быть заполнен маркер описания, язык издания, автор (если есть), название, год издания. Это данные, которые влияют на заполненность инвентарных и суммарных книг.
Если поступили экземпляры одинакового издания, но по разной цене, то здесь есть два варианта решения. Первый. Вы вводите количество экземпляров по одной цене с распределение по отделам и видам учета и жмете «Зробити». После добавляете количество по другой цене, корректируете цену, добавляете распределение и жмете опять «Зробити». Система добавит по новой цене введенную разницу. Второй способ. Вы вводите все по одной цене и жмете «Зробити». А уже в списке сделанных экземпляров проводите коррекцию цены в нужных позициях.
Поиск дублета можно делать и после создания всего набора новых экземпляров.
Номера инвентарного, безинвентарного и номерного учета, а также вид учета (балансовый/забалансовый) соответствуют системным настройкам.
Работник комплектования может все описания создавать как однотомные. Но тогда сотрудники отдела обработки литературы должна «превращать» эти описания в соответствующие (тома/выпуски) если это части многотомных описаний.
В любой момент времени существует возможность вернуться к правке данных о поступивших экземплярах. Лучше всего это делать в том же окне. Вызов данного окна редактирования возможен через оконное меню акта поступлений «Примірники – Облік примірників» (либо двойной щелчок мыши на соответствующей позиции в акте, либо функциональная клавиша на клавиатуре F4). При этом в окне управления экземплярами, что появится, уже не будет полей описания, но весь остальной функционал доступен для использования.
Чтобы удалить позицию или несколько из накладной необходимо зайти в соответствующее описание в акте поступлений как описано выше (как для редактирования). Указать в поле «Надійшло»
Если новое количество экземпляров будет равно нулю, то можно удалить описание из акта или из ЭК. Разница состоит в том, что при удалении описания из акта оно остается в ЭК. И если это новое описание, то без инвентарных номеров оно становится не нужным. При этом если позиция удаляемых экземпляров последняя, то ряды номеров учета уменьшаются на то количество сколько было удалено экземпляров.
Удалять несколько позиций правильнее с конца акта.
Корректировать текущий номер ряда учета можно с помощью меню «Примірники – Налаштування обліку примірників» в оконном меню акта.
После закрытия акта поступления можно начать новый активный акт поступления. Один оператор может вести один активный акт поступления.
В случае необходимости можно начать новый акт или возобновить старый акт прямо из КСО 1. В таком случает количество актов в работе может быть любое. Но если ввод данных ведется в несколько открытых актов, то в инвентарной книге экземпляры идут не по порядку и группируясь по актам, а по ходу внесения вперемешку.
